ما الذي يمكن أن يفعله نظام CMMS المناسب لعملك؟ فيما يلي بعض الأسباب التي تجعلك تستثمر في برامج إدارة الأصول الثابتة.

بقلم شيلبي ساشديفا

حسابات النفقات التشغيلية تمثل 75% من إجمالي تكلفة ملكية الأصل
في حين أن العديد من المؤسسات ذات الأصول الحيوية تتطلع الآن إلى تقديم الذكاء الاصطناعي والواقع المعزز، فإن العديد من المؤسسات الأخرى لا تزال مستمرة في الاستفادة من قوة أوراق Excel في بيئة الصيانة الخاصة بها.

بعد أن التقيت وتحدثت مع المئات من قادة الصيانة والمرافق، غالبًا ما يُطرح عليّ سؤال شائع – “جميع بياناتنا المتعلقة بالأصول على مستوى الشركة يتم الحفاظ عليها جيدًا في برنامج Excel، فلماذا يجب أن نستثمر في الحلول الآلية؟”

لا شك أن MS Excel لطالما كانت واحدة من أكثر الأدوات موثوقية للحفاظ لى قواعد البيانات الصغيرة ، فهي ليست الإجابة على المتطلبات المعقدة لقسم الصيانة. لفهم فوائد نظام CMMS ، انظر أدناه أهم خمسة أسباب لإجراء التبديل:

1. لا يرسل Excel تنبيهات تلقائية للصيانة الوقائية: في دورة الحياة الكاملة للأصول، تستهلك النفقات التشغيلية ما يصل إلى 75% (في الواقع 85% بالنسبة للبعض) من إجمالي تكلفة ملكية الأصل. وبالتالي، لمكافحة التكاليف والحفاظ على الأصول باهظة الثمن صالحة للعمل لأكثر من العمر المتوقع، فإن صيانة الآلات والمعدات في الوقت المناسب لها أهمية قصوى بالنسبة للشركات. تساعد التنبيهات التلقائية من خلال برنامج إدارة المرافق الخاص بك مديري الصيانة على عدم تفويت أي عمليات صيانة وقائية، وهي ميزة ضرورية لا تقدمها شركة Excels.

يعد نظام CMMS مصدرًا واحدًا “لحقيقة المعلومات” لجميع أصحاب المصلحة المعنيين
2. انتشار البيانات عبر أوراق Excel وأنظمة ملفات متعددة: عند استخدام Excel، تصبح البيانات التي تحتاجها أقسام الصيانة لكي تكون وظيفية متناثرة في أماكن متعددة.

أولاً، يتم الاحتفاظ بملفات Excel متعددة لتسجيل المعلومات، مثل الأصول والأصول الفرعية وقطع الغيار وتاريخ الصيانة وتاريخ الشراء. ثانيًا، تتطلب المستندات المتعلقة بالأصول، مثل وثائق الضمان والأدلة، قاعدة بيانات منفصلة للملفات أو قاعدة بيانات فعلية. وأخيرا، فإن المعلومات في الوقت الحقيقي، مثل قراءات العدادات ومعلومات الأصول أثناء العمل، سوف تتطلب نظام ملفات منفصل.

يحتفظ CMMS بجميع المعلومات المتعلقة بالأصول في مكان واحد. يسهل هذا أيضًا إجراء البحث عند البحث عن معلومات محددة.

يمكّنك نظام CMMS من الوصول إلى المعلومات المحددة التي تحتاجها في أي وقت
3. الحاجة إلى حلول متعددة: تحتاج أقسام الصيانة إلى أسلوب تواصل جيد حتى تعمل بكامل طاقتها. من أجل التواصل مع بعضهم البعض، تستخدم فرق الصيانة أدوات مثل WhatsApp ورسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والرسائل ومكالمات الفيديو. هنا، لن يكون لـ Excel أي فائدة في أي استخدام.

تشمل فوائد CMMS أيضًا قدرته على السماح لك بإلغاء الحاجة إلى جميع هذه الأنظمة الخارجية، مع الحفاظ على جميع التفاعلات بين الإدارات رسمية وقابلة للتتبع لأي مراجع مستقبلية. على سبيل المثال، في حالة تعطل الآلات، يمكن رفع طلب العمل مباشرة عن طريق مسح رمز الاستجابة السريعة الموجود على الأصول باستخدام تطبيقات الهاتف المحمول، وسيتم إخطار قسم الصيانة على الفور بالمشكلة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن تتبع التقدم المحرز في WR داخل النظام. بدون نظام CMMS، قد يتطلب القيام بذلك عدة مكالمات هاتفية ورسائل بريد إلكتروني ورسائل لشرح المشكلة.

4. لا يسهل برنامج Excel إنشاء أوامر العمل: تقضي أقسام الصيانة، في المتوسط، 7 ساعة أسبوعيًا في إنشاء أوامر العمل (إما باستخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو الورق). علاوة على ذلك، فإنهم يقضون 5 ساعة إضافية أسبوعيًا لتحديث أوراق Excel لتسجيل معلومات حول أوامر العمل، مثل إجمالي وقت التوقف عن العمل، والمشكلة التي تم تحديدها، وقطع الغيار.

يتم تحويل طلبات العمل تلقائيًا إلى أوامر عمل، مما يوفر 10 من الساعات أسبوعيًا لفرق الصيانة
يلغي نظام إدارة CMMS هذه الخطوات والإجراءات الإضافية وبالتالي يوفر على فرق الصيانة، في المتوسط، 10 ساعة في الأسبوع. باستخدام CMMS، يتم تحويل WRs التي أنشأها المستخدمون مباشرةً إلى WO. بالإضافة إلى ذلك، يمكن تعيين أمر العمل مباشرة للفنيين باستخدام تطبيقات الهاتف المحمول. وأخيرًا، يمكن للفنيين تحديث النظام في الوقت الفعلي فيما يتعلق بتقدم المهمة. وبالتالي، يصبح من الممكن لمديري الصيانة الوصول إلى جميع التفاصيل الدقيقة المتعلقة بالأصل، مما يساعدهم على إجراء تحليل عميق واتخاذ قرارات عمل أكثر استنارة في المستقبل.

5. أوراق Excel عرضة للفساد والخطأ البشري: نظرًا لإعدادات النظام المحدودة على أجهزة الكمبيوتر أو الوصول السريع المتعدد إلى نفس الملف، يؤدي أحيانًا إلى تلف الملف. علاوة على ذلك، فإن برنامج التفوق عرضة للأخطاء البشرية. أخبرني أحد مديري الصيانة أنهم يقضون 3 ساعة إضافية كل أسبوعين لإعادة التحقق من صحة أحدث الإدخالات التي تم إجراؤها في ورقة Excel. علاوة على ذلك، عادةً ما يتم تداول نسخ متعددة من نفس برنامج Excel في الشركة، مما يسبب ارتباكًا وعدم موثوقية البيانات.

يحتفظ CMMS بنسخة واحدة من الحقيقة ، ويحتفظ بسجل لإدخال البيانات ، ولا يمكن إتلافه عن طريق الخطأ. لهذه الأسباب ، يثق المدققون في التقارير التي تم إنشاؤها من CMMS.

تعزيز التدقيق والامتثال لنظام CMMS – تقارير ثقة المدققين التي يتم إنشاؤها بواسطة نظام CMMS
في الختام، كان هناك وقت في التاريخ أحدثت فيه جداول Excel ثورة في طريقة تخزين البيانات واسترجاعها وتحليلها. ومع ذلك، مع مرور الوقت والتقدم، يحتاج مديرو الصيانة والمرافق الآن إلى حل إدارة المرافق بمساعدة الكمبيوتر (CAFM) المناسب القادر على التخلص من الأعمال الزائدة عن الحاجة، وأكثر موثوقية ويحسن الإنتاجية الإجمالية. لكل هذا، CMMS هو الحل بالفعل.

هل تبحث عن CMMS المثالي لعملك؟ تعرف على علاء الدين ، CMMS الشهير من SGE. اتصل بخبرائنا اليوم للحصول على عرض توضيحي كامل لـ Aladdin واطلع على مجموعة ميزاته الشاملة.