يتحمل مديرو المرافق المسؤولية عن ثاني أكبر الأصول والنفقات بالنسبة لمعظم المؤسسات – المباني. بالإضافة إلى ذلك، فإن لها تأثيرًا مباشرًا على إنتاجية الأصل رقم واحد – وهو الأشخاص. ومع ذلك، فإن العديد من مديري المرافق يفعلون ذلك دون أن يكونوا مجهزين بشكل مناسب. أحد أهم الأدوات، إن لم يكن الأكثر أهمية، لبرنامج إدارة المرافق هو نظام إدارة الصيانة المحوسب (CMMS). CMMS هو الجهاز العصبي لتنظيم المنشأة. فهو بمثابة مستودع لمعلومات وتاريخ البناء والمعدات، ويساعد في إدارة الجوانب المختلفة لبرنامج المنشأة، كما أنه لا يقدر بثمن في تجميع بيانات الأداء والميزانية. بدون نظام CMMS، تميل معظم فرق المنشأة إلى أن تكون رجعية – حيث تطير بشكل أساسي بجوار مقاعدها، وهو أمر مكلف للغاية، ولا يمكن التنبؤ به، وبصراحة تامة يمثل تمثيلًا سيئًا لفريق المنشأة ومجموعات مهاراتهم. يمكن لنظام CMMS أن يزود مدير المنشأة بالبيانات اللازمة لدفع قرارات الأعمال ذات القيمة المضافة التي يتردد صداها مع C-suite وتنقل القيمة إلى مديري الأقسام الآخرين؛ وبالتالي، يعد نظام إدارة CMMS أداة عمل ضرورية لمدير المنشأة اليوم. فيما يلي بعض الوظائف الرئيسية التي يمكن من خلالها استخدام نظام إدارة CMMS لتحسين برنامج إدارة المنشأة:

الحفاظ على معلومات المعدات – مثل تاريخ تشغيل المعدات والتكلفة، والأهمية/الأولوية، والمواصفات وبيانات الخدمة، والوثائق ذات الصلة (مثل تقارير الخدمة، وأدلة التشغيل والصيانة، والرسومات، ووثائق التثبيت، وتقارير التشغيل، وشهادات المعايرة، وما إلى ذلك)

توصيل التسلسل الهرمي للنظام والعلاقات – على سبيل المثال، ربط المعدات بالعمليات أو المناطق التي يتم تقديم الخدمة لها وليس فقط موقعها الجغرافي

إنشاء وتخزين معايير وممارسات الصيانة – بما في ذلك مهام أو خطط مهام الصيانة وإجراءات تشغيل الصيانة (MOPs)

جدولة أوامر العمل – توفير الفرص لتحميل مستوى الموظفين، وتنسيق الأنشطة الموسمية، واحتياجات التوظيف في المشروع

قناة طلبات الخدمة – توفير وسيلة للعملاء لتقديم طلبات الخدمة وتتبعها

تحديد أولويات أوامر العمل وإرسالها – إحدى المهام الأكثر أهمية في إدارة إكمال أوامر العمل واستخدام الموظفين هي تحديد أولويات العمل وإرساله بشكل فعال؛ بالإضافة إلى ذلك، يوفر هذا فرصة لإبلاغ حالة الخدمة إلى مقدم الطلب

إدارة أوامر العمل من خلال الإكمال – توفر معظم أنظمة إدارة CMMS وسيلة لتتبع التقدم المحرز في أوامر العمل والإبلاغ عن حالتها وتوقيتها وما إلى ذلك.

توثيق المعلومات الهامة لأمر العمل – من الضروري أن يقوم نظام إدارة CMMS بتسجيل التكاليف المرتبطة بالقيام بالعمل، مثل ساعات العمل والمواد المستخدمة؛ بالإضافة إلى ذلك، يجب توثيق رموز الفشل وأنواع الخدمة والملاحظات الميدانية في أمر العمل

توفير الإغلاق لمقدمي الطلبات – يجب أن يؤدي إكمال أمر العمل المتعلق بطلب الخدمة إلى إرسال بريد إلكتروني تلقائي إلى مقدم الطلب لإبلاغه بأن العمل قد اكتمل

التماس تعليقات العملاء – كمنظمة خدمية، يقوم مديرو المرافق بالإدارة وفقًا لتصور العميل؛ وبالتالي، يجب على مدير المنشأة التماس التعليقات وتتبع الأداء وفقًا لتصورات العميل

تقييمات حالة المنشأة – جدولة وتوثيق شروط المنشأة، والتي تعد مكونًا ضروريًا لبرنامج تجديد رأس المال

برنامج تجديد رأس المال – يمكن الاستفادة من نظام إدارة CMMS لتنفيذ برنامج تجديد رأس المال من خلال تسجيل عمر النظام/المعدات، وحالتها، وتكلفة الاستبدال، ومتوسط العمر المتوقع والإبلاغ عنها.

تحليل مؤشرات الأداء الرئيسية – يمكن مراقبة وتحسين كفاءة برنامج المنشأة وفعاليته من خلال استخدام البيانات التي تم التقاطها في نظام إدارة CMMS والإبلاغ عنها كمؤشرات أداء رئيسية (KPIs)

في حين أن العديد من الوظائف المذكورة أعلاه تنطوي على عمليات يومية، فإن البيانات التي تم جمعها في هذه الوظائف سيتم استخدامها من قبل مدير المنشأة على مستوى أكثر استراتيجية لتمييز أداء البرنامج والفريق وتحديد فرص التحسين. مع إجراء الصيانة المجدولة والتاريخ القوي لأداء المعدات وتكاليف الأعطال، يمكن إنشاء ميزانية عمليات دقيقة بسهولة أكبر من نظام إدارة CMMS. باستخدام نهج الميزانية الصفرية، والاستفادة من البيانات التي تم جمعها من نظام CMMS، يمكن لمدير المنشأة مناقشة مستويات تكلفة الخدمة مع الإدارة العليا أثناء وقت إعداد الميزانية؛ وبالتالي، تجهيز مدير المنشأة للتفاوض بشأن الميزانية وتوقعات الخدمة ومتطلبات التوظيف. بالإضافة إلى ذلك، يمكن استخراج الميزانية الرأسمالية والخطة (الخطط) ذات الصلة لمدة 3/5/10 من نظام إدارة CMMS، مما يسمح لمدير المنشأة بتقديم مبرر واضح للأعمال لتحسينات رأس المال وعمليات الاستبدال. يمكن إظهار عواقب تأجيل الصيانة والنفقات الرأسمالية للإدارة مما يعزز حالة مدير المنشأة. وأخيرًا، يمكن ويجب مشاركة بيانات أداء برنامج المنشأة وتتبعها مع الإدارة وأصحاب المصلحة. يمكن نشر البيانات علنًا، مما يعزز قيمة قسم المنشأة للمؤسسة بأكملها. إن قدرة المدير على مراقبة الأداء، وتوجيه قرارات العمل، وتبرير البرامج ستكون محدودة بالبيانات المتوفرة لديه. وبالتالي، يعد نظام إدارة CMMS أداة عمل مطلوبة لأي مؤسسة منشأة. هناك العديد من حلول CMMS البسيطة ومنخفضة التكلفة المتاحة والتي يسهل تنفيذها نسبيًا، خاصة مع المساعدة المناسبة.